Politique de confidentialité de Q-Review365
Éditeur et responsable de traitement : Association QUANTUMI, association déclarée (loi du 1er juillet 1901), SIREN 493 983 167, RNA W832000616, siège : GUE PIERREUX, 72170 SEGRIE. Contact relatif à la protection des données : [email protected].
Cette politique décrit comment le service hébergé Q-Review365 (https://www.q-review365.fr) traite des données personnelles. Elle concerne les utilisateurs du service et les personnes qui nous écrivent. Le code du logiciel est publié sous licence AGPL v3 ; une installation auto-hébergée par un tiers n'est pas couverte par ce document.
1. Nos deux rôles
| Données | Rôle de QUANTUMI | Document applicable |
|---|---|---|
| Comptes des utilisateurs, abonnement et facturation, sécurité de la plateforme, demandes de contact | Responsable de traitement | Cette politique |
| Données provenant du tenant Microsoft 365 analysé pour le compte du Client | Sous-traitant du Client, qui reste responsable de traitement | Accord de traitement des données |
2. Données traitées en tant que responsable de traitement
| Traitement | Données | Finalité | Base légale (RGPD art. 6) | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Demande d'invitation (formulaire) | Nom, adresse e-mail, organisation, message | Répondre à votre demande | Consentement (6.1.a) | Transmise par e-mail à [email protected], non enregistrée dans l'application. Conservation dans la messagerie de l'éditeur : 12 mois à compter du dernier échange |
| Compte utilisateur | Nom, adresse e-mail, identifiant Microsoft de l'utilisateur, identifiant du tenant, rôle, dates de création et de dernière activité | Créer et gérer l'accès au service | Exécution du contrat (6.1.b) | Durée du compte. À la clôture de l'organisation, les comptes sont désactivés puis supprimés au plus tard 12 mois après |
| Journal de sécurité | Acteur, adresse IP, date, action (connexions, décisions, administration) | Sécurité du service, traçabilité, détection des abus | Intérêt légitime (6.1.f) | Conservé aussi longtemps que nécessaire aux finalités de sécurité et de traçabilité ; une durée maximale de conservation sera définie |
| Abonnement et facturation | Adresse e-mail de facturation, identifiants client et abonnement Stripe, formule et statut | Facturer et gérer l'abonnement | Exécution du contrat (6.1.b) ; obligation légale (6.1.c) | Durée de l'abonnement, puis conservation pendant la durée imposée par les obligations comptables et fiscales applicables, pouvant notamment atteindre 10 ans. Le service ne conserve aucune donnée de carte bancaire ; Stripe traite les données nécessaires au paiement |
| Invitations et notifications par e-mail | Adresse du destinataire, nom de l'organisation, identité de la personne qui invite, lien d'invitation à usage unique, date d'expiration | Inviter et notifier les utilisateurs | Exécution du contrat (6.1.b) | Le lien expire ; le message n'est pas archivé par le service (il transite par le serveur de messagerie sortante, voir §3) |
| Sauvegardes | Copie chiffrée de la base de données et des secrets | Continuité de service, reprise après incident | Intérêt légitime (6.1.f) | 7 sauvegardes quotidiennes sur le serveur, 30 sur le poste de l'exploitant et 30 jours de copies chiffrées sur le service Swiss Backup d'Infomaniak (Suisse), plus des instantanés de l'hébergeur dont l'éditeur s'engage à limiter la conservation à 30 jours. Une donnée supprimée peut subsister dans une sauvegarde chiffrée pendant au plus 30 jours |
| Connexion d'une IA (fonction optionnelle) | Identifiants de l'utilisateur et de l'organisation, nom de l'application d'IA connectée (par exemple « Claude »), dates d'autorisation et de dernier usage, empreinte non réversible des jetons (jamais le jeton lui-même) ; événements de journal : autorisation accordée, refusée ou révoquée, appels d'outils (au plus un événement par autorisation et par outil dans chaque tranche de 10 minutes, et un nombre borné d'appels en erreur), jetons refusés, avec l'adresse IP | Fournir la fonction et en assurer la sécurité (détecter les abus) | Exécution du contrat (6.1.b) pour l'autorisation ; intérêt légitime (6.1.f) pour le journal | Autorisation : 90 jours au plus, supprimée au plus tard 30 jours après son expiration ou sa révocation. Journal : comme le journal de sécurité |
| Supervision de l'exploitation du serveur | Type d'événement, nom d'utilisateur système, adresses IP des connexions d'administration et des adresses bloquées après échecs répétés, noms de fichiers système modifiés. Aucune donnée de client, aucun secret | Sécurité du serveur : détection d'intrusion, d'altération et d'indisponibilité | Intérêt légitime (6.1.f) | Alertes transmises à un service de notification tiers (§3) ; conservation courte, déterminée par ce service |
Les données provenant du tenant Microsoft 365 du Client (comptes, rôles, applications, droits de partage…) sont traitées en qualité de sous-traitant : leur nature, leur durée de conservation (30 jours pour la formule Gratuit, 90 jours pour la formule Pro pour les résultats bruts) et leurs garanties figurent dans l'accord de traitement. Nous ne traitons pas de données sensibles (art. 9 RGPD) de manière intentionnelle ; les noms de fichiers ou de sites analysés peuvent toutefois en révéler indirectement.
3. Destinataires et sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Pays | Données concernées |
|---|---|---|---|
| Infomaniak Network SA | Hébergement du serveur et copies de sauvegarde chiffrées (service Swiss Backup) | Suisse (Genève) | Toutes les données du service ; résultats d'audit chiffrés au repos ; sauvegardes chiffrées avant leur envoi |
| o2switch | Messagerie sortante (envoi des invitations et notifications) | France | Contenu des e-mails d'invitation : adresse du destinataire, nom de l'organisation, identité de l'invitant, lien d'invitation à usage unique |
| Stripe | Paiement en ligne et gestion d'abonnement | Selon l'entité Stripe contractante, indiquée dans les conditions de Stripe | Données nécessaires au paiement (identité du payeur, moyen de paiement, e-mail de facturation) ; le service ne conserve pas les données de carte |
| Cloudflare, Inc. | Diffusion et protection du site (DNS, relais, filtrage des attaques) et contrôle de disponibilité | États-Unis ; réseau mondial de serveurs | Toutes les données qui transitent par le site : le chiffrement de la connexion est terminé chez Cloudflare (adresse IP du visiteur, requêtes et réponses, y compris les pages affichées). Les pages de l'application sont servies avec l'interdiction de mise en cache |
| ntfy.sh | Notification d'alertes de sécurité à l'exploitant | Selon l'exploitant du service, indiqué dans ses conditions | Données de la supervision du serveur (§2) ; aucune donnée de client |
| Fournisseurs d'IA choisis par les utilisateurs (par exemple Anthropic, OpenAI) | Destinataires choisis par l'utilisateur, non sous-traitants de QUANTUMI : traitement des informations que l'utilisateur demande à son IA d'analyser (fonction optionnelle, §3 bis) | Selon le fournisseur et l'offre de l'utilisateur | Constats et indicateurs de l'organisation, pseudonymisés par défaut (§3 bis) |
| Microsoft | Authentification (Entra ID) ; source des données d'audit, par le tenant du Client | Selon le tenant du Client | Identité de connexion ; données du tenant lues en lecture seule avec l'autorisation d'un administrateur du Client |
Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales. Q-Review365 n'envoie de lui-même aucune donnée à un service d'intelligence artificielle. La seule transmission possible est celle de la fonction optionnelle « Connexion d'une IA » (§3 bis), qui n'existe que si l'organisation cliente l'active et ne s'exécute qu'à la demande de l'utilisateur.
Hébergement hors Union européenne : le serveur est situé en Suisse, qui n'est pas membre de l'Union européenne. Le transfert de données personnelles depuis l'Espace économique européen vers la Suisse repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne (décision 2000/518/CE du 26 juillet 2000). Cloudflare, Inc. est établie aux États-Unis et exploite un réseau mondial : le trafic du site peut être traité hors de l'Espace économique européen. Selon Cloudflare, ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et sur sa certification au cadre de protection des données UE–États-Unis. Pour les autres prestataires, les garanties applicables sont indiquées dans leur documentation contractuelle.
3 bis. Connexion d'une IA (fonction optionnelle de la formule Pro)
Cette fonction est désactivée par défaut. Si un administrateur de l'organisation cliente l'active, chaque utilisateur peut, de sa propre initiative et après un écran de consentement, autoriser l'assistant d'IA de son choix (par exemple Claude ou ChatGPT) à interroger Q-Review365 en lecture seule.
- Ce qui peut être transmis : les constats (titre, objet, détail, recommandation), les indicateurs de posture et de conformité, l'état des analyses et les règles de messagerie détectées, dans les limites des droits de l'utilisateur et de la formule. Jamais : le contenu de messages ou de fichiers, les mots de passe, les secrets.
- Pseudonymisation par défaut : les comptes, groupes, sites et tenants, les adresses e-mail (le domaine d'une adresse externe est conservé), les adresses IP, les adresses web, les noms de fichiers, d'applications et de stratégies sont remplacés par des pseudonymes stables avant l'envoi ; les paramètres bruts des événements du journal d'audit ne sont pas transmis. Les données pseudonymisées restent des données personnelles. Un administrateur peut choisir de transmettre les identités en clair : ce choix lui appartient, demande une confirmation et révoque toutes les autorisations en cours.
- Rôles : pour les données du tenant, QUANTUMI reste sous-traitant du Client (accord de traitement) ; la transmission a lieu à la demande d'un utilisateur, avec l'activation décidée par le Client. Le fournisseur d'IA n'est pas un sous-traitant de QUANTUMI : il traite ces informations selon ses propres conditions avec l'utilisateur ou le Client (conservation, usage pour améliorer ses modèles, lieu de traitement, transferts hors de l'Union européenne), qu'il leur appartient d'examiner avant d'activer la fonction. QUANTUMI n'a aucun accès aux échanges entre l'utilisateur et son IA. Pour les autorisations et leur journal (§2), QUANTUMI est responsable de traitement.
- Votre contrôle : l'autorisation est limitée à la lecture, expire au plus tard après 90 jours, et peut être révoquée à tout moment par l'utilisateur ou par un administrateur depuis la page « Connexion d'une IA » ; elle l'est aussi à la désactivation de la fonction, à la désactivation ou au départ de l'utilisateur et à la fermeture de ses sessions.
4. Cookies et traceurs
Le service n'utilise que : un cookie de session et un cookie de protection CSRF, strictement nécessaires à la connexion et à la sécurité (session limitée à 30 minutes d'inactivité et 8 heures au maximum) ; le stockage local du navigateur pour mémoriser le thème clair ou sombre. Aucun outil de mesure d'audience, aucune publicité, aucun traceur tiers : ces éléments ne nécessitent pas de consentement. Le prestataire de diffusion réseau (Cloudflare) ne dépose pas de cookie dans le fonctionnement normal du site à la date de ce document. (Si un outil d'analyse, de support ou de télémétrie est ajouté, cette section et le besoin de consentement devront être réévalués immédiatement.)
5. Sécurité
Mesures principales : connexion exclusivement par compte Microsoft de l'organisation (aucun mot de passe stocké) ; isolation des clients par la base de données (sécurité au niveau des lignes) ; chiffrement des résultats d'audit (AES-256-GCM, clé distincte par organisation, clé maître conservée hors de la base) ; authentification multifacteur obligatoire pour l'administration de la plateforme ; journal de sécurité ; sauvegardes chiffrées ; conteneurs durcis ; en-têtes de sécurité stricts (politique de sécurité du contenu, HSTS). Le site n'est joignable que par le réseau de Cloudflare ; l'administration du serveur se fait par clé (aucun mot de passe), avec surveillance des connexions, de l'intégrité des fichiers système et de la disponibilité. Le serveur de connexion d'une IA est en lecture seule, exige l'autorisation de l'utilisateur (OAuth avec PKCE), ne conserve que l'empreinte des jetons et limite le débit des appels. Le service ne modifie jamais un tenant Microsoft 365 : il y accède en lecture seule. Le détail des mesures figure en annexe de l'accord de traitement.
Violations de données.
- Lorsque QUANTUMI agit en qualité de responsable de traitement et qu'une violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, QUANTUMI la notifie à la CNIL dans les conditions et délais prévus par le RGPD et, lorsqu'il y a lieu, informe les personnes concernées.
- Lorsque QUANTUMI agit en qualité de sous-traitant (données du tenant d'un Client), QUANTUMI prévient le Client, responsable de traitement, conformément à l'accord de traitement ; c'est le Client qui apprécie ses propres obligations de notification.
6. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité (RGPD art. 15 à 21), et pouvez retirer votre consentement à tout moment. Pour les exercer : [email protected] ; nous répondons dans un délai d'un mois. Chaque utilisateur peut télécharger ses données (profil et événements de journal le concernant) depuis la page Mon espace.
Pour les données provenant du tenant d'un Client, QUANTUMI n'est pas responsable de traitement : adressez votre demande au Client concerné ; nous l'assistons conformément à l'accord de traitement et, si vous nous écrivez directement, nous vous redirigeons vers lui.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
7. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous ; les changements importants sont annoncés dans le service. Les versions successives sont conservées et consultables sur demande à [email protected].
Version 2.1 — 31/10/2026. Remplace la version 2.0 du 06/10/2026 ; ajoute la connexion d'une IA (§3 bis), Cloudflare, Swiss Backup et la supervision du serveur. Entrée en vigueur : voir l'article 19 des conditions générales.
Version 2.1.